Compromiso con el trabajo: hay que saber ser realista y eficiente

October 16, 2024

Ser realista con los tiempos de entrega es esencial para el éxito en cualquier ámbito profesional y en el trabajo.

En un entorno laboral cada vez más competitivo y demandante, cumplir con los tiempos de entrega es clave para mantener la confianza y la reputación profesional. Sin embargo, uno de los errores más comunes es subestimar el tiempo necesario para realizar una tarea, lo que lleva a peticiones de “5 minutos más” o extensiones constantes. Establecer compromisos realistas desde el inicio no solo aumenta la productividad, sino que también fortalece la relación con colegas, clientes y supervisores.

La importancia de ser realista con los tiempos

Prometer plazos irreales puede generar tensión, estrés y una disminución en la calidad del trabajo. Aunque el deseo de impresionar con una entrega rápida es común, a menudo resulta en resultados apresurados que no cumplen con los estándares requeridos. Ser honesto acerca del tiempo que tomará completar una tarea es una muestra de profesionalismo y responsabilidad.

Cuando alguien dice “solo dame 5 minutos más”, no solo está extendiendo el plazo, sino que está mostrando una falta de planificación que puede afectar negativamente la confianza en su capacidad de gestión del tiempo, según el psicólogo industrial, Alan Flores.

Recomendaciones para establecer compromisos de entrega realistas

1. Evalúa la tarea con precisión:

Antes de comprometerte con un plazo, es crucial comprender completamente el alcance de la tarea. Analiza los detalles y los posibles obstáculos. Pregúntate: ¿Cuánto tiempo suele tomarme una tarea de esta naturaleza? ¿Qué imprevistos podrían surgir?

2. Divide el trabajo en etapas:

Dividir una tarea grande en varias pequeñas puede ayudarte a tener una idea más clara del tiempo que necesitas. Esto también permite hacer ajustes a medida que avanzas, sin que afecte la totalidad del proyecto.

3. Añade un margen de error:

A la hora de estimar el tiempo de entrega, siempre es útil añadir un margen de tiempo adicional. Esto te dará espacio para resolver problemas imprevistos o realizar ajustes de última hora sin afectar el plazo final. Si estimas que una tarea te llevará 2 horas, considera comprometerte a entregarla en 2 horas y 30 minutos.

4. Evita comprometerte a entregas inmediatas:

Aunque pueda parecer más eficiente, rara vez resulta beneficioso aceptar tareas con plazos demasiado cortos. Decir “dame 5 minutos más” se convierte en una cadena de extensiones que refleja una mala gestión del tiempo. En lugar de eso, es preferible dar un plazo que permita margen para realizar el trabajo correctamente.

5. Sé transparente desde el principio:

Si el plazo sugerido por un cliente o superior no es realista, es mejor aclararlo de inmediato. Negociar un plazo más adecuado desde el principio evitará problemas de calidad o entregas tardías.

6. Utiliza herramientas de gestión del tiempo:

Aplicaciones y herramientas como calendarios digitales, recordatorios o software de gestión de proyectos pueden ser grandes aliados para mantenerte organizado. Estas herramientas permiten visualizar cuánto tiempo tienes disponible para una tarea y te ayudan a evitar sobrecargar tu agenda.

7. Revisa tu progreso regularmente:
Es importante monitorear tu avance a lo largo del proceso. Esto te permitirá ajustar tu enfoque si notas que estás avanzando más lento de lo esperado. Hacer revisiones periódicas también te ayuda a comunicar posibles retrasos con anticipación, lo que es preferible a una excusa de último minuto.

Cómo gestionar la presión por cumplir plazos ajustados

Muchas veces, la presión por cumplir con un plazo estrecho viene de la expectativa de otros. En estos casos, es importante saber cómo manejar la situación:

•Comunicación abierta: Si sientes que el plazo establecido no es realista, es fundamental hablarlo desde el principio. Explica por qué consideras que necesitas más tiempo y ofrece un plazo alternativo que asegure un trabajo bien hecho.

•Prioriza las tareas: Si tienes varias responsabilidades, establece cuáles requieren más atención y ordena tu trabajo en función de la urgencia y la importancia. Así evitarás sobrecargarte y podrás centrarte en cumplir con los plazos más cercanos sin comprometer la calidad.

•Aprende a decir no: Negarse a asumir más tareas de las que puedes manejar también es un signo de profesionalismo. Es mejor rechazar un trabajo que no podrás cumplir a tiempo que comprometerte y no cumplir con el plazo.

Evitar el “dame 5 minutos más” y establecer un compromiso claro desde el principio genera confianza y asegura la calidad del trabajo. Planificar, evaluar y comunicar de manera efectiva son las claves para cumplir con los plazos de manera eficiente, sin caer en el estrés o la presión innecesaria.

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Marysabel Aldana

Periodista guatemalteca con experiencia en periodismo escrito, digital y televisivo. Ha cubierto temas de política, actualidad nacional e internacional, artes, cultura y salud.

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